Υποβολή αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης στην Αρχή

Η προηγούμενη διαβούλευση με την Αρχή προβλέπεται στο άρθρο 36 παρ. 1 του ΓΚΠΔ, εάν η εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων (ΕΑΠΔ) (άρθρο 35 του ΓΚΠΔ) υποδεικνύει ότι οι πράξεις επεξεργασίας συνεπάγονται υψηλό κίνδυνο, τον οποίο ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν μπορεί να μετριάσει επαρκώς με τα κατάλληλα μέτρα (αιτιολογικές σκέψεις 84 και 94 του ΓΚΠΔ).

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να υποβάλει αίτημα προηγούμενης διαβούλευσης στην Αρχή εφόσον έχει ελέγξει ότι ικανοποιούνται τα απαραίτητα τυπικά κριτήρια πληρότητας της μελέτης ΕΑΠΔ που σχετίζεται με το αίτημα διαβούλευσης, βάσει του σχετικού πλαισίου, το οποίο παρατίθεται στην ενότητα «εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων».

Το αίτημα προηγούμενης διαβούλευσης πρέπει να περιλαμβάνει, τουλάχιστον, αναλυτική περιγραφή των υπολειπόμενων υψηλών κινδύνων και των δυνατών επιπτώσεών τους καθώς και αναλυτική τεκμηρίωση των λόγων για τους οποίους:

  1. δεν είναι δυνατή η πρόβλεψη μέτρων για τη μείωση των υψηλών κινδύνων σε αποδεκτό επίπεδο, ιδίως όσον αφορά τη διαθέσιμη τεχνολογία και το κόστος εφαρμογής τους (αιτιολογικές σκέψεις 84 και 94 του ΓΚΠΔ) και
  2. είναι αναγκαία η πραγματοποίηση της επεξεργασίας παρά τους υπολειπόμενους υψηλούς κινδύνους. Επίσης, πρέπει να περιλαμβάνει τα προβλεπόμενα στο άρθρο 36 παρ. 3 του ΓΚΠΔ και να επισυνάπτεται σε αυτό η μελέτη ΕΑΠΔ.

Για την υποβολή του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης στην Αρχή, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να συμπληρώσει ειδική φόρμα και να την υποβάλει ηλεκτρονικά*, μέσω της διαδικτυακής της πύλης. Στην εν λόγω φόρμα περιλαμβάνεται ενότητα για τον έλεγχο αν το αίτημα προηγούμενης διαβούλευσης πληροί τις τυπικές προϋποθέσεις αποδοχής προς εξέταση από την Αρχή.

(*) Μόνο σε εξαιρετική περίπτωση μπορεί η φόρμα να υποβληθεί με άλλο τρόπο (π.χ. με φυσική υποβολή) και σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να τεκμηριώνεται επαρκώς ο λόγος που δεν προτιμήθηκε η ηλεκτρονική υποβολή.

Η ως άνω ηλεκτρονική υποβολή συνίσταται, συνοπτικά, στα εξής βήματα:

  1. Σύνδεση του υπευθύνου επεξεργασίας στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής ως «Φορέα», με χρήση των διαπιστευτηρίων τα οποία διαθέτει για το σύστημα taxisnet (στον ίδιο σύνδεσμο είναι διαθέσιμες οδηγίες για τη σύνδεση και τη χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Αρχής).
  2. Συμπλήρωση των πεδίων της ηλεκτρονικής φόρμας που παρέχεται με την επιλογή «Αίτημα προηγούμενης διαβούλευσης» (οδηγίες συμπλήρωσης).
    Ο έλεγχος των απαραίτητων τυπικών κριτηρίων πληρότητας του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης γίνεται μέσω της συμπλήρωσης των ερωτήσεων 1-3 της εν λόγω φόρμας.
  3. Επισύναψη στην ως άνω ηλεκτρονική φόρμα ενός ή περισσότερων ξεχωριστών αρχείων (κατά προτίμηση σε μορφή word) που αφορούν τα ακόλουθα:
    • την περιγραφή του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης,
    • το κείμενο της σχετικής μελέτης ΕΑΠΔ,
    • την περιγραφή όλων των στοιχείων που τεκμηριώνουν τις απαντήσεις που δόθηκαν στις ερωτήσεις 1-3 της ηλεκτρονικής φόρμας, και
    • τυχόν άλλα στοιχεία/έγγραφα τα οποία συνδέονται άμεσα και κρίνονται απαραίτητα για την τεκμηρίωση του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης.
  4. Υποβολή της εν λόγω ηλεκτρονικής φόρμας με όλα τα απαιτούμενα επισυναπτόμενα έγγραφα.

Κατ’ εξαίρεση υποβολή αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης στην Αρχή με email

Σε περίπτωση που, για οποιονδήποτε τεκμηριωμένο λόγο, δεν μπορείτε να συνδεθείτε στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής, υφίσταται η δυνατότητα υποβολής του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επισημαίνεται, όμως, ότι ο τρόπος αυτός μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατ’ εξαίρεση, ως επικουρική λύση υποβολής του σχετικού αιτήματος στην Αρχή.

Στην περίπτωση αυτή, ακολουθούνται, συνοπτικά, τα παρακάτω βήματα:

  1. Συμπλήρωση όλων των απαιτούμενων πεδίων του παρακάτω εντύπου (στο τέλος του εν λόγω εντύπου υπάρχουν σχετικές οδηγίες συμπλήρωσης):

Έντυπο αιτήματος (docx / pdfπροηγούμενης διαβούλευσης με την Αρχή σχετικά με την ΕΑΠΔ.

 

  1. Αποστολή μηνύματος προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου prior_consultation@dpa.gr με επισύναψη σε αυτό των παρακάτω:
    • Του συμπληρωμένου ως άνω εντύπου. Η δυνατότητα υποβολής του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης στην Αρχή τεκμηριώνεται μόνο εφόσον ικανοποιείται το σύνολο των κριτηρίων πληρότητας τα οποία παρατίθενται στην ενότητα 5 του ως άνω εντύπου.
    • Ενός ή περισσότερων ξεχωριστών αρχείων (κατά προτίμηση σε μορφή word) που αφορούν τα στοιχεία περιγραφής και τεκμηρίωσης του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης, όπως αναφέρονται στην ενότητα 6 του ως άνω εντύπου.
    • Της περιγραφής των λόγων που οδήγησαν στην υποβολή του αιτήματος προηγούμενης διαβούλευσης με τον τρόπο αυτό και όχι μέσω της διαδικτυακής πύλης της Αρχής.

Προτείνεται, για την ασφάλεια της ηλεκτρονικής αποστολής να αποστέλλεται το εν λόγω έντυπο κρυπτογραφημένο, με τρόπο τέτοιο ώστε να μπορεί να αναγνωσθεί (αποκρυπτογραφηθεί) μόνο από την Αρχή.

Για να διασφαλιστεί αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το λογισμικό GnuPG (GPG), το οποίο αποτελεί ελεύθερη διανομή του προτύπου OpenPGP.

Θα πρέπει πρώτα να κρυπτογραφήσετε το αρχείο (συμπληρωμένο έντυπο) τοπικά στο υπολογιστικό σύστημα του υπευθύνου επεξεργασίας, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα/υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε, και ακολούθως να επισυναφθεί, ως κρυπτογραφημένο πλέον αρχείο, σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το παραπάνω επαναλαμβάνεται για το συνημμένο κείμενο της μελέτης ΕΑΠΔ ή/και για άλλα έγγραφα/κείμενα/αρχεία που επισυνάπτει ο υπεύθυνος επεξεργασίας.

Το δημόσιο GPG κλειδί της Αρχής, με το οποίο θα πρέπει να κρυπτογραφηθεί το συμπληρωμένο έντυπο πριν επισυναφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου* που θα αποσταλεί στην Αρχή, είναι διαθέσιμο εδώ (Key ID: 69B7D6BC, Key Fingerprint: 67D7 EAB0 26E6 73AB 10EA C09F 614D 0796 69B7 D6BC). Με τον ίδιο τρόπο μπορεί να κρυπτογραφηθεί και το κείμενο της μελέτης ΕΑΠΔ και όποιο άλλο τυχόν συνοδευτικό αρχείο του εντύπου.

*Προσοχή: Μην κρυπτογραφήσετε συνολικά όλο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. με χρήση κατάλληλου plugin), διότι υπάρχουν διαπιστωμένα ζητήματα ασφάλειας σε αυτήν την προσέγγιση (βλέπε εδώ).

 

Περισσότερα για την επεξεργασία των δεδομένων σας και τα δικαιώματά σας εδώ.