Εγγραφή - Είσοδος μελών
Username:
Password
Θεματικές Ενότητες>> Προώθηση Προϊόντων και Υπηρεσιών>> Πληροφορίες για υπεύθυνους επεξεργασίας
 
Αποφάσεις
 
Συχνές ερωτήσεις
 
Θεματικές ενότητες
 
Σημαντικά αρχεία
 
 
Μικροί Πολίτες
 
Ασφάλεια
 
 

Πληροφορίες για υπεύθυνους επεξεργασίας

Η Αρχή έχει εκδώσει την οδηγία 50/20.1.2001 για τη «νόμιμη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της άμεσης εμπορίας ή διαφήμισης και της διαπίστωσης πιστοληπτικής ικανότητας». Η οδηγία αυτή είναι αρκετά παλιά ενώ περιλαμβάνει και κάποιους κανόνες που ξεπεράστηκαν στην πορεία από το ν. 3471/2006 σε σχέση με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας. (τηλεφωνικές κλήσεις, email, SMS, FAX, κ.λπ), όπου εφαρμόζονται οι διατάξεις του ειδικότερου νόμου αυτού.

Παρακάτω σας δίνουμε σύντομες κατευθύνσεις για την πραγματοποίηση των διαφημιστικών σας ενεργειών. Σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να ξεχνάτε ότι ως υπεύθυνοι επεξεργασίας έχετε πάντα την υποχρέωση να ικανοποιείτε το δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 12 του ν. 2472/1997) και το δικαίωμα αντίρρησης (άρθρο 13 του ν. 2472/1997), το οποίο αφορά εν προκειμένω την εναντίωση του προσώπου στη λήψη διαφημιστικού υλικού.

1. Πώς μπορώ να στέλνω έντυπο διαφημιστικό υλικό;

α) Για να στείλετε έντυπο διαφημιστικό υλικό, μέσω του παραδοσιακού ταχυδρομείου, πρέπει ο παραλήπτης να έχει δώσει τη συγκατάθεσή του για την αποστολή ενημερωτικού υλικού.

β) Σε περίπτωση που ο παραλήπτης δεν έχει δώσει συγκατάθεση, μπορείτε να προβείτε σε αποστολή διαφημιστικού υλικού όταν συντρέχουν όλες οι πιο κάτω προϋποθέσεις:

  • Να συλλέξετε τα δεδομένα:
    • από δημόσιους καταλόγους (π.χ. τηλεφωνικούς καταλόγους συνδρομητών, επαγγελματικούς καταλόγους, όπως ο Χρυσός Οδηγός, καταλόγους εμπορικών εκθέσεων ή το νέο γενικό εμπορικό μητρώο για εταιρείες και εμπόρους), ή
    • όταν το ίδιο το υποκείμενο των δεδομένων δημοσιοποίησε τα δεδομένα του για συναφείς σκοπούς ή
    • βάσει της πελατειακής σχέσης ή συναλλακτικής επαφής
  • Να περιοριστείτε στα απολύτως αναγκαία δεδομένα για την επίτευξη του συγκεκριμένου σκοπού. Όταν τα δεδομένα αυτά δεν συλλέγονται από τα ίδια τα πρόσωπα στα οποία αφορούν, δηλαδή με τη συγκατάθεσή τους ή λόγω της πελατειακής σχέσης / συναλλακτικής επαφής, τότε ως αναγκαία δεδομένα θεωρούνται μόνον το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση και το επάγγελμα.
  • Να συμβουλευθείτε το Μητρώο του άρθρου 13 που τηρεί η Αρχή στο οποίο καταχωρίζονται τα πρόσωπα που δεν επιθυμούν να περιλαμβάνονται σε αρχεία, τα οποία έχουν ως σκοπό την προώθηση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών εξ αποστάσεως. Τα άτομα που περιλαμβάνονται σε αυτό το μητρώο πρέπει να διαγραφούν από τα αρχεία σας. Για να λάβετε το μητρώο του άρθρου 13 πρέπει να κάνετε σχετική αίτηση στην Αρχή, η οποία μπορεί να γίνει και ηλεκτρονικά (δείτε σχετική ερώτηση).
  • Εκτός του μητρώου του άρθρου 13, να δίνετε τη δυνατότητα με απλά μέσα να ασκείται το δικαίωμα αντίρρησης και απευθείας σε εσάς και να εξαιρείτε τα πρόσωπα που εκδήλωσαν την αντίρρησή τους από κάθε μελλοντική προωθητική ενέργεια.
  • Κατά την αποστολή του διαφημιστικού υλικού να ενημερώνετε για την πηγή από την οποία αντλήσατε τα προσωπικά δεδομένα –όταν δεν τα συλλέγετε από το ίδιο το πρόσωπο το οποίο αφορούν- (π.χ. τον τηλεφωνικό κατάλογο), καθιστώντας σαφές ότι πρόκειται για διαφήμιση ή ενέργεια που αποσκοπεί -στην προώθηση πωλήσεων αγαθών ή υπηρεσιών και να του δίνετε τη δυνατότητα εξαίρεσης των προσωπικών του δεδομένων από κάθε περαιτέρω χρήση αυτών για τον παραπάνω σκοπό.
  • Να υποβάλετε την προβλεπόμενη από το άρθρο 6 του ν. 2472/1997 γνωστοποίηση αρχείων στην Αρχή. Για περισσότερες οδηγίες ακολουθήστε αυτό το σύνδεσμο. Δεν απαιτείται η υποβολή γνωστοποίησης όταν περιορίζεστε στην αποστολή διαφημιστικού υλικού σε πελάτες σας (βλ. άρθρ. 7Α παρ 1β).

Για το ειδικότερο θέμα της πολιτικής επικοινωνίας συμβουλευθείτε τη σχετική ενότητα.

2. Πώς μπορώ να διενεργώ προώθηση των προϊόντων και των υπηρεσιών μου με τηλεφωνικές κλήσεις;

Αρχικά, δείτε για αναλυτική πληροφόρηση την αντίστοιχη ενότητα. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ένα αυτόματο σύστημα κλήσης (χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση) είναι απαραίτητο να έχετε λάβει προηγουμένως τη συγκατάθεση του καλούμενου συνδρομητή. Περαιτέρω, όσον αφορά στην προώθηση προϊόντων και υπηρεσιών με ανθρώπινη παρέμβαση (μέσω υπαλλήλων - τηλεφωνητών), έχετε τις πιο κάτω υποχρεώσεις ως υπεύθυνος επεξεργασίας:

1) Οφείλετε να ελέγχετε προηγουμένως δύο κατηγορίες αρχείων δηλώσεων, και αυτό ανεξαρτήτως του εάν απευθύνεστε σε πρόσωπο με το οποίο έχετε πελατειακή σχέση:

1.  Η πρώτη αφορά στους συνδρομητές τηλεφωνίας που έχουν δηλώσει ότι δεν επιθυμούν να λαμβάνουν διαφημιστικές κλήσεις γενικά και αποτελεί το σύνολο των επί μέρους Μητρώων του άρθρου 11 παρ. 2 ν. 3471/2006. Οφείλετε να λαμβάνετε από όλους τους παρόχους επικαιροποιημένα αντίγραφα των Μητρώων του άρ. 11 του ν. 3471/2006 (μητρώα «opt-out») και να εξασφαλίζετε ότι έχετε διαθέσιμες τις δηλώσεις των συνδρομητών που έχουν πραγματοποιηθεί έως τριάντα ημέρες πριν από την πραγματοποίηση της τηλεφωνικής κλήσης, συνυπολογίζοντας κάθε είδους καθυστέρηση. Ο χρόνος αυτός των τριάντα ημερών κρίνεται απαραίτητος ώστε να έχετε τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε τα μητρώα χωρίς υπερβολική καθυστέρηση στην ικανοποίηση των δικαιωμάτων των συνδρομητών.

2.  Η δεύτερη αναφέρεται σε εσάς, δηλ. στον ίδιο τον υπεύθυνο ειδικά, και περιλαμβάνει:

i.  Όσους, ελεύθερα και ρητά, σας δηλώνουν ότι επιθυμούν να λαμβάνουν διαφημιστικές κλήσεις από εσάς τον ίδιο (ακόμα και αν είναι εγγεγραμμένοι στο Μητρώο), και

ii. όσους σας δηλώνουν ότι δεν επιθυμούν να λαμβάνουν διαφημιστικές κλήσεις ειδικά από εσάς, σε άσκηση του δικαιώματος αντίρρησης (άρθρο 13 παρ. 1 ν. 2472/1997) ακόμα και αν δεν είναι εγγεγραμμένοι στο Μητρώο. Τα αιτήματα αυτά πρέπει να ικανοποιούνται οριστικά το αργότερο εντός δεκαπέντε (15) ημερών.

Αν και είναι αδιάφορος ο τρόπος τήρησης των τελευταίων αυτών αρχείων πρέπει, κατ’ ελάχιστο, να είναι άμεσα διαθέσιμη, σε εσάς και τους συνεργάτες σας, η πληροφορία σχετικά με όλους τους τηλεφωνικούς αριθμούς που πρέπει να εξαιρούνται από διαφημιστικές κλήσεις.

2) Κατά τη διενέργεια μιας τηλεφωνικής κλήσης, οφείλετε να:

  • ενημερώνετε για την ταυτότητά σας
  • ενημερώνετε για την ταυτότητα τυχόν εκπροσώπου σας (π.χ. εταιρεία call center),
  • να μην αποκρύπτετε ή παραποιείτε τον αριθμό καλούντος και
  • ενημερώνετε τουλάχιστον για τη δυνατότητα άσκησης του δικαιώματος πρόσβασης,

3) Εφόσον ένας καλούμενος συνδρομητής σας εκφράζει την αντίρρησή του στο να δέχεται κλήσεις από συγκεκριμένα εσάς (ή/και εκπρόσωπό σας), να ακολουθείτε σαφώς ορισμένη διαδικασία που διασφαλίζει ότι ο αριθμός αυτός θα εξαιρείται από οποιαδήποτε τηλεφωνική προωθητική/διαφημιστική σας ενέργεια στο μέλλον.

  • Η διαδικασία πρέπει να είναι εις γνώσιν και των εξωτερικών συνεργατών σας οι οποίοι και θα πρέπει να συμμορφώνονται με αυτή.
  • Προσοχή: η άσκηση του δικαιώματος αντίρρησης δεν πρέπει να συγχέεται με την εγγραφή στο μητρώο «opt-out», καθότι η δεύτερη υποδηλώνει βούληση του συνδρομητή να εξαιρείται ο αριθμός του από κάθε τηλεφωνική προωθητική ενέργεια οποιουδήποτε διαφημιζόμενου.

4) Οφείλετε να διαθέτετε, εγγράφως, κατάλληλες διαδικασίες και να παρέχετε αντίστοιχες έγγραφες οδηγίες στο προσωπικό σας αλλά και στο προσωπικό των εκτελούντων την επεξεργασία που κατ’ ελάχιστον να περιλαμβάνουν:

  • το πώς διενεργείται η διαδικασία τηλεφωνικών κλήσεων,
  • τα στοιχεία που είναι υποχρεωμένος ο υπάλληλος να αναφέρει κατά την κλήση
  • αναλυτικότερες πληροφορίες για το πώς μπορεί να γίνει η ικανοποίηση των δικαιωμάτων των καλούμενων συνδρομητών

5) Οφείλετε να τηρείτε αρχεία (log-files) με τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη διερεύνηση κάθε παραπόνου. Τέτοια είναι τα εξωτερικά στοιχεία επικοινωνίας (οπωσδήποτε ημερομηνία και ώρα κλήσης, αριθμοί καλούντος και καλούμενου), των οποίων η τήρηση πρέπει να γίνεται με ασφαλή τρόπο για διάστημα ενός έτους. Σκόπιμο είναι να διαθέτετε και τηλεφωνική γραμμή παραπόνων την οποία να ανακοινώνετε δημόσια.

6) Σε περίπτωση ανάθεσης της τηλεφωνικής προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών σε τρίτη εταιρεία, είναι απαραίτητο να υπάρχουν ειδικές ρήτρες για τα ζητήματα του άρ. 11 του ν. 3471/06 στις σχετικές συμβάσεις. Επιπλέον οφείλετε να λαμβάνετε μέτρα ώστε να διασφαλίζετε ότι οι σχετικές διαδικασίες τηρούνται τόσο από τους υπαλλήλους σας όσο και από τους εκτελούντες την επεξεργασία, όπως π.χ. μέσω περιοδικών επιτόπιων ελέγχων.

3. Πώς μπορώ να στέλνω διαφημιστικά μηνύματα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή SMS;

Βασική προϋπόθεση για να πραγματοποιήσετε προώθηση προϊόντων και υπηρεσιών με email ή SMS/MMS είναι η ύπαρξη προηγούμενης συγκατάθεσης του παραλήπτη. Σε διαφορετική περίπτωση το μήνυμά σας αποτελεί ανεπιθύμητη διαφήμιση.

Η μόνη εξαίρεση είναι όταν έχετε αποκτήσει τα στοιχεία επαφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κινητού τηλεφώνου στο πλαίσιο πώλησης ή άλλης συναλλαγής. Τότε μπορείτε να διαφημίσετε παρόμοια προϊόντα, αλλά θα πρέπει να δίνετε τη δυνατότητα στον παραλήπτη να αντιταχθεί με εύκολο τρόπο και σε κάθε μήνυμα στην περαιτέρω αποστολή τέτοιων μηνυμάτων.

Τέλος, κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή SMS/MMS που στέλνετε με διαφημιστικό σκοπό πρέπει να περιέχει την ταυτότητα του αποστολέα ή του διαφημιζόμενου και ένα τρόπο με τον οποίο ο παραλήπτης μπορεί να αντιταχθεί στην περαιτέρω αποστολή μηνυμάτων.

Μάθετε περισσότερα στη Θεματική Ενότητα για το spam.

Για το ειδικότερο θέμα της πολιτικής επικοινωνίας συμβουλευθείτε τη σχετική ενότητα.

4. Πώς μπορώ να λαμβάνω το μητρώο του άρθρου 13;

Η διαδικτυακή πύλη της Αρχής σας δίνει τη δυνατότητα να εγγραφείτε ως υπεύθυνος επεξεργασίας και να πραγματοποιήσετε ηλεκτρονικά την αίτηση για τη χορήγηση του μητρώου του άρθρου 13. Από τη στιγμή που η αίτησή σας εγκριθεί μπορείτε να λαμβάνετε αυτόματα κάθε φορά το επικαιροποιημένο μητρώο, χωρίς να χρειαστεί να υποβάλετε νέα αίτηση χορήγησης. Για περισσότερες λεπτομέρειες ακολουθήστε τις οδηγίες που περιγράφονται εδώ.

5. Πώς μπορώ να λαμβάνω συγκατάθεση για επικοινωνίες με ηλεκτρονικά μέσα;

Ο ν. 3471/2006 θεσπίζει τους κανόνες που εφαρμόζονται στην περίπτωση που η συγκατάθεση δίδεται με ηλεκτρονικά μέσα. Στο άρθρο 5 παρ. 3 αναφέρεται ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας εξασφαλίζει ότι ο χρήστης ή συνδρομητής ενεργεί έχοντας πλήρη επίγνωση των συνεπειών της δήλωσής του, η οποία καταγράφεται με ασφαλή τρόπο, είναι ανά πάσα στιγμή προσβάσιμη στον χρήστη ή συνδρομητή και μπορεί οποτεδήποτε να ανακληθεί. Η ελληνική Αρχή έχει εκδώσει την οδηγία 2/2011 στην οποία παρέχει μια σειρά από βέλτιστες πρακτικές ως προς τη λήψη συγκατάθεσης με ηλεκτρονικά μέσα για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης. Σύμφωνα με την οδηγία, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας πρέπει να εφαρμόζουν μηχανισμούς επιβεβαίωσης της συγκατάθεσης «opt-in», προσαρμοσμένους στο συγκεκριμένο ηλεκτρονικό μέσο που χρησιμοποιείται. Δείτε στην οδηγία παραδείγματα βέλτιστης πρακτικής για τη λήψη συγκατάθεσης σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση (email, SMS, τηλεφωνική κλήση, κ.λπ.).

6. Πώς μπορώ να λαμβάνω στοιχεία νέων μητέρων από τα μαιευτήρια για προωθητικές ενέργειες;

Η Αρχή έχει εκδώσει σχετική τομεακή γνωμοδότηση με την απόφαση 523/18-25.5.2000(α΄) για τους όρους της νόμιμης επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων νέων μητέρων για τους σκοπούς της άμεσης εμπορίας ή διαφήμισης στο χώρο των μαιευτηρίων. Τα μαιευτήρια οφείλουν να χρησιμοποιούν ένα τυποποιημένο έντυπο συγκατάθεσης το οποίο θα παρέχεται στις μητέρες κατά την παραμονή στο νοσοκομείο. Οι μητέρες μπορούν να συμπληρώνουν το έντυπο και να το επιστρέφουν στο νοσοκομείο το οποίο στη συνέχεια καθιστά διαθέσιμα σε τρίτους τα προσωπικά δεδομένα αυτά, αποκλειστικά για το σκοπό της απευθείας εμπορικής προώθησης. Κάθε διαβίβαση δεδομένων από το νοσοκομείο περιορίζεται στις γεννήσεις των τελευταίων 3 μηνών.

Προώθηση Προϊόντων και Υπηρεσιών