Υποβολή γνωστοποίησης περιστατικού παραβίασης στην Αρχή

Πριν προβείτε σε γνωστοποίηση του περιστατικού παραβίασης παρακαλούμε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα ερωταπαντήσεων https://eservices.dpa.gr/wizard/?id=1331560 ώστε να βοηθηθείτε στο να αξιολογήσετε το αν κάποιο περιστατικό αποτελεί περιστατικό παραβίασης προσωπικών δεδομένων και εάν απαιτείται ή όχι η γνωστοποίησή του στην Αρχή.

Για τη γνωστοποίηση περιστατικού παραβίασης στην Αρχή, σε συμμόρφωση με τη σχετική υποχρέωση του άρθρου 33 του ΓΚΠΔ ή το άρθρο 63 του ν. 4624/2019, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να συμπληρώσει ειδική φόρμα και να την υποβάλει στην Αρχή ηλεκτρονικά*, μέσω της διαδικτυακής πύλης της.

(*) Μόνο σε εξαιρετική περίπτωση μπορεί η φόρμα να υποβληθεί με άλλο τρόπο (π.χ. με φυσική υποβολή) και σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να τεκμηριώνεται επαρκώς ο λόγος που δεν προτιμήθηκε η ηλεκτρονική υποβολή.

Η ως άνω ηλεκτρονική υποβολή συνίσταται, συνοπτικά, στα εξής βήματα:

  1. Σύνδεση του υπευθύνου επεξεργασίας στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής ως «φορέα», με χρήση των διαπιστευτηρίων taxisnet (στον ίδιο σύνδεσμο είναι διαθέσιμες οδηγίες για τη σύνδεση και τη χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Αρχής).
  2. Συμπλήρωση των πεδίων της ηλεκτρονικής φόρμας που παρέχεται με την επιλογή «Γνωστοποίηση περιστατικού παραβίασης».
  3. Μεταφόρτωση αρχείου σε μορφή MS Excel (ή συμβατό λογισμικό επεξεργασίας φύλλων δεδομένων), το οποίο διατίθεται με αυτοματισμούς ή μη, συμπλήρωση του εν λόγω αρχείου και επισύναψη στην ως άνω ηλεκτρονική φόρμα.
  4. Επισύναψη τυχόν εγγράφων που συνδέονται άμεσα με τη γνωστοποίηση του περιστατικού παραβίασης στην ηλεκτρονική φόρμα.
  5. Υποβολή της ηλεκτρονικής φόρμας μαζί με τα συνημμένα.

Αναλυτικές οδηγίες για τη συμπλήρωση και υποβολή της ηλεκτρονικής φόρμας γνωστοποίηση περιστατικού παραβίασης είναι διαθέσιμες εδώ καθώς και μετά τη σύνδεση στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής.

Το αρχείο σε μορφή MS Excel, το οποίο επισυνάπτεται στην ηλεκτρονική φόρμα, χρησιμοποιείται για την υποβολή των απαιτούμενων αναλυτικών πληροφοριών που αφορούν το περιστατικό παραβίασης προσωπικών δεδομένων. Η επιλογή του κατάλληλου τύπου φόρμας του αρχείου προς επισύναψη βασίζεται στο πεδίο εφαρμογής των δραστηριοτήτων του εκάστοτε υπευθύνου επεξεργασίας. Παρακάτω αναλύονται οι αντίστοιχες επιλογές ανάλογα με το αν οι δραστηριότητες επεξεργασίας εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ΓΚΠΔ (περίπτωση Α) ή του κεφαλαίου Δ του ν.4624/2019 (περίπτωση Β).

 

Α. Δραστηριότητες επεξεργασίας εντός του πεδίου εφαρμογής του ΓΚΠΔ

Για τις δραστηριότητες που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ΓΚΠΔ διατίθενται δύο μορφές της φόρμας του επισυναπτόμενου αρχείου: η πρώτη (Φορμα_interactive.xlsm) διαθέτει αυτοματισμούς με σκοπό τη διευκόλυνση της συμπλήρωσής της και κατά το «άνοιγμά» της θα πρέπει να ενεργοποιούνται οι μακροεντολές. Η δεύτερη (Φορμα_simple.xls) είναι η απλή μορφή, χωρίς μακροεντολές.

Η αντίστοιχη φόρμα του εν λόγω αρχείου υποβάλλεται στην ελληνική, ενώ είναι διαθέσιμη και αγγλική έκδοση, η οποία πρέπει να χρησιμοποιείται όταν το περιστατικό αφορά διασυνοριακή επεξεργασία του ΓΚΠΔ.

Φόρμα επισυναπτόμενου αρχείου περιστατικού παραβίασης (άρθρο 33 ΓΚΠΔ)

Ελληνικά

Αγγλικά

Μορφή με αυτοματισμούς

Φόρμα_interactive.xlsm Φόρμα_interactive - english.xlsm

Απλή μορφή

Φόρμα_simple.xls Φόρμα_simple – english.xls

 

Για τη συμπλήρωση κάθε γραμμής της αντίστοιχης φόρμας του αρχείου, το οποίο επισυνάπτεται στην ηλεκτρονική φόρμα υποβολής του περιστατικού παραβίασης, υπάρχουν αναλυτικές οδηγίες στο τέλος της εκάστοτε γραμμής.

 

Β. Δραστηριότητες επεξεργασίας εντός του πεδίου εφαρμογής του κεφαλαίου Δ του ν. 4624/2019

Για τις δραστηριότητες που αφορούν το κεφάλαιο Δ του ν. 4624/2019 διατίθενται, επίσης, δύο μορφές της φόρμας του επισυναπτόμενου αρχείου. Σε περίπτωση που είστε αρμόδια αρχή σύμφωνα με τον νόμο αυτό (αφορά αρχές αρμόδιες για την πρόληψη, διερεύνηση, ανίχνευση ή δίωξη ποινικών αδικημάτων ή την εκτέλεση ποινικών κυρώσεων, περιλαμβανομένων της προστασίας από απειλές κατά της δημόσιας ασφάλειας και της αποτροπής τους, για τον ανωτέρω σκοπό) επιλέξτε τη φόρμα που σας εξυπηρετεί (απλή ή με αυτοματισμούς).

Φόρμα επισυναπτόμενου αρχείου περιστατικού παραβίασης
(άρθρο 63 ν. 4624/2019)

Φόρμες

Μορφή με αυτοματισμούς

Φόρμα_interactive4624.xlsm

Απλή μορφή

Φόρμα_simple4624.xls

 

Προσοχή: Σε κάθε περίπτωση πρέπει να επιλέξετε μόνο μία από τις δύο μορφές της φόρμας.

 

Κατ’ εξαίρεση υποβολή γνωστοποίησης περιστατικού παραβίασης με email

Σε περίπτωση που, για οποιονδήποτε τεκμηριωμένο λόγο, δεν μπορείτε να συνδεθείτε στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής, υφίσταται η δυνατότητα υποβολής της γνωστοποίησης περιστατικού παραβίασης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επισημαίνουμε, όμως, ότι η μέθοδος αυτή δεν πρέπει να χρησιμοποιείται παρά μόνο κατ’ εξαίρεση, ως τελευταία λύση ηλεκτρονικής υποβολής. Για λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία υποβολής της γνωστοποίησης περιστατικού παραβίασης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πατήστε εδώ.

Για τη γνωστοποίηση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, από φορέα παροχής διαθέσιμων στο κοινό υπηρεσιών ηλεκτρονικών επικοινωνιών, με βάση το άρθρο 12 παρ. 5 του ν. 3471/2006 (Oδηγία 2002/58/ΕΚ όπως έχει τροποποιηθεί) και τον Κανονισμό (ΕΕ) 611/2013, παρακαλούμε όπως χρησιμοποιήσετε την ειδική φόρμα που βρίσκεται διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της Αρχής Διασφάλισης του Απορρήτου των Επικοινωνιών. Η φόρμα αυτή συνυποβάλλεται αυτόματα και στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Περισσότερα για την επεξεργασία των δεδομένων σας και τα δικαιώματά σας εδώ.